Die gute Zusammenarbeit mit der Kommune als Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt

Für viele mFUND-Projekte ist eine gute Zusammenarbeit mit Städten und Kommunen essenziell. Denn häufig sind ihre Entwicklungen anwendungsorientiert und für die Praxis vor Ort konzipiert. Deshalb sind diese mFUND-Projekte auf die Unterstützung der Kommunen angewiesen – sei es bei der Bereitstellung von Verkehrs- und Infrastrukturdaten, für den Praxistest entwickelter Produkte und Prototypen oder bei der fachlichen Zusammenarbeit. Doch wie holen Sie als Antragsteller*innen die Kommunen an Bord? Dafür sollten – idealerweise bereits im Vorfeld der Antragstellung – grundlegende Fragen geklärt werden: Kennen Sie die finanzielle und personelle Ausstattung der fraglichen Kommune und schätzen Sie ihre Leistungsfähigkeit richtig ein? Haben Sie nicht nur die Leitungsebene, sondern auch die zuständigen Fachreferate der Kommune rechtzeitig in Ihre Kommunikation eingebunden und für Ihr mFUND-Vorhaben begeistert? Haben die kommunalen Akteur*innen im Idealfall die Möglichkeit, sich in Ihre Forschung oder Produktentwicklung einzubringen?

Im Workshop „Die gute Zusammenarbeit mit der Kommune als Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt“ auf der mFUND-Konferenz am 14. September 2022 diskutierten erfahrene mFUND-Projektvertreter*innen mögliche Herausforderungen und Lösungsvorschläge für unterschiedliche Projektphasen und -szenarien. Im Workshop stellten sich mFUND-Projekte mit kommunaler Beteiligung vor und berichteten aus der Praxis, wie eine Zusammenarbeit mit der Kommune gelingen kann. Dabei entwickelten sie gemeinsam mit den Teilnehmenden Strategien dafür, wie Projektteams die Kommunen besser in die eigenen Projekte einbeziehen können, welche Rahmenbedingungen sie beachten sollten und wie sich die Projektpartner*innen untereinander besser unterstützen können.

Insgesamt stellten sich drei Projekte und sechs Expert*innen den Teilnehmenden vor und standen für Fragen und Diskussionen zur Verfügung. Beteiligt war erstens das mFUND-Projekt AktMel unter der Leitung der Hochschule Hof. Gemeinsam mit dem Landkreis Wunsiedel im Fichtelgebirge arbeitet das Projektteam an einem einfacheren und rechtssicheren Zugriff auf Einwohnermeldedaten. Zweitens nahm das mFUND-Projekt EDDY teil, mit der Stadt Hamburg als Projektkoordinatorin. Ziel dieses Projekts ist die Erfassung und Verwaltung von Objektdaten aus dem Straßenverkehrsraum. Diese Informationen fließen in eine Urban Dynamic Map ein und können anschließend zur gemeinwohlorientierten Planung von Verkehr und Mobilität der Region genutzt werden. Drittens stellte sich das mFUND-Projekt VLUID vor, koordiniert von der Stadt Wetzlar. Dort strebt der Projektverbund an, das herkömmliche Baustellenmanagement am konkreten Praxisfall einer Großbaustelle mithilfe von KI-Anwendungen und erweiterten Datensätzen zu verbessern. Die Anwohner*innen sollen unter anderem mithilfe eines besser zugeschnittenen ÖPNV sowie einer speziellen Mobilitäts-App die negativen Folgen der Baustelle weniger zu spüren bekommen.

Im Folgenden fassen wir die wesentlichen Ausführungen und Diskussionsergebnisse des Workshops zusammen:

Ob Projekte mit kommunaler Beteiligung überhaupt zustande kommen und erfolgreich umgesetzt werden können, hängt zum einen von den Kommunen selbst ab. Je nach Art, Größe oder bereits vorhandenen Projekterfahrungen der Gebietskörperschaften gestaltet sich die Zusammenarbeit unterschiedlich. Zum anderen müssen Hochschulen oder KMUs die Verfahrenswege und Besonderheiten von Kommunen kennen und sich auf sie einstellen. Nicht zuletzt ist es auch wichtig, auf wen man in der Kommune zugeht.

1. Anbahnung

Kommunen und sonstige Projektpartner*innen kommen idealerweise schon zusammen, bevor sie einen Antrag auf Finanzierung einreichen. Das Ziel sollte sein, gemeinsam ein tragfähiges Projektkonzept und die Rollenverteilung zu erarbeiten. So ist es wahrscheinlicher, dass die Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Projekt den Weg in die Anwendung finden. Dafür müssen die Beteiligten zunächst geeignete Kommunen und passende Ansprechpersonen auswählen und für das Projekt gewinnen.

Problemorientiert vorgehen

In vielen Fällen entstehen Projekte mit kommunaler Beteiligung, weil damit auf ein konkretes, bereits existierendes Problem reagiert werden soll. Die Kommune ist somit Initiatorin und bringt die entsprechenden Partner*innen zusammen. Im mFUND gibt es für dieses Vorgehen einige Beispiele, etwa eine Großbaustelle in Wetzlar, für die optimierte Steuerungselemente entwickelt werden sollten (Projekt VLUID). Auch das Projekt EDDY kam auf Bestreben jener Behörden zustande, die auf Grundlage eines eigens entwickelten Kartensystems die Souveränität über ihre eigenen Verkehrsdaten zurückerlangen wollten, um dadurch wiederum bessere Entscheidungen auf kommunaler Ebene treffen zu können. Ein weiteres Projekt ergab sich aus der Initiative der Hochschule Hof und daraus, dass der Austausch von Meldedaten aus personenschutzrechtlichen Gründen kaum noch effizient funktionierte und hierfür eine rechtssichere Lösung entworfen werden sollte (Projekt AktMel).

Partner finden

Suchen Kommunen geeignete Projektpartner*innen, stehen ihnen hierfür verschiedene Wege offen: Zum einen gibt es nationale Zugangspunkte für Kommunen, die diese mit möglichen Partner*innen mithilfe von „Online-Dates“ zusammenbringen („matchen“). Beispielsweise gibt es Fachportale, die parallel zu ausgeschriebenen Fördermaßnahmen auch Kontaktbörsen einrichten, in die sich mögliche Kontaktpartner*innen aus Wirtschaft und Wissenschaft eintragen, finden und so zueinanderkommen können. Zum anderen bieten Veranstaltungen zu Digitalthemen in den jeweiligen Bundesländern häufig einen guten Ansatzpunkt, um Kontakte zu knüpfen. KMUs, Start-ups oder Hochschulen, die Kommunen ansprechen wollen, bauen häufig auf persönliche Kontakte oder schreiben kommunale Vertreter*innen in den Behörden direkt an.

Große und kleine Kommunen

Für die Anbahnungsphase zu Beginn der Projektkonzeption kann die Größe einer Gebietskörperschaft durchaus einen Unterschied machen. Große Kommunen verfügen möglicherweise über mehr Ressourcen, während in kleinen Kommunen häufig die Wege kürzer sind und sich Kontakte schneller herstellen lassen.

Politische Bereitschaft

Es braucht auf kommunaler Ebene den politischen Willen, eine Projektidee auch umzusetzen. In allen Kommunen sind die Ressourcen begrenzt und sie verteilen diese gemäß den beschlossenen – auch politisch gesetzten – Prioritäten. Daher sollten die Projektteams idealerweise frühzeitig die Unterstützung von Land- oder Kreisräten einholen. Fehlt die politische Rückendeckung, hat ein Projekt kaum Chancen, umgesetzt zu werden.

Eine gemeinsame Sprache

Häufig stammen Projektideen aus der Wissenschaft, dementsprechend formulieren die Mitwirkenden ihre Projektziele aus wissenschaftlicher Perspektive. Kommunale Verkehrsplaner*innen wiederum können Teilziele gut aus Sicht der Kommunen definieren. Deshalb kommt es darauf an, in den Dialog über Annahmen, Erwartungen und Probleme bei der Umsetzung von Projektzielen zu gehen und auf diesem Weg Missverständnisse zu vermeiden. Hierfür sollten alle Beteiligten entsprechend Zeit einplanen, denn ein gegenseitiges Verständnis aufzubauen, erfordert eine hohe Kommunikationsbereitschaft und zahlreiche Begegnungen.

Auf Augenhöhe

Wer Kommunen von seinem Projekt überzeugen möchte, sollte ihnen auf Augenhöhe begegnen. Es ist nicht angebracht, ihnen „etwas erklären zu wollen“. Vielmehr sind die Kommunen etwa im Verkehrsplanungsbereich diejenigen mit dem besten Know-how. Es ist wichtig, mit Lösungsperspektiven an Kommunen heranzutreten, die in Kürze auf den Punkt bringen, was erreicht werden soll (zum Beispiel auf einer Seite zusammengefasste Konzepte, sogenannte One Pager).

Rollenverteilung

Kommunen können sich in unterschiedlichen Rollen in die Projektumsetzung einbringen. Sie können einen aktiven Part übernehmen, indem sie das Projektkonsortium zusammenbringen und koordinieren. Idealerweise stellen die Verwaltungen dann Ansprechpartner*innen für das Projekt ab oder sogar neu ein, wie sich beispielsweise in Wetzlar zeigte. Kommunen unterstützen ein Projekt mitunter auch als assoziierte Partnerinnen, ohne aktiv in alle Prozesse involviert zu sein – etwa über eine unverbindliche Absichtserklärung, auch als „Letter of Intent“ bekannt (kurz: LoI).

Ist der Projektantrag einmal bewilligt, geht es in die nächste Phase der Kooperation. Doch auch in der Projektumsetzung gibt es einige Aspekte zu berücksichtigen.

Erfahrung mit Projekten

Nicht alle Kommunen sind bereits erfahren in der Projektarbeit und mit Kooperationen. Die Intensität der Zusammenarbeit und die Anzahl notwendiger Absprachen variieren je nach vorherigen Erfahrungen mit Drittelmittelprojekten. Hat ein Landkreis noch nie als Partner in einem Projektkonsortium fungiert, müssen die dortigen Mitarbeitenden viel stärker mitgenommen werden. Zudem müssen alle intensiver gemeinsam ausloten, wie die Anforderungen eines Förderprojekts mit den administrativen Abläufen einer Kommune gut zusammengehen können. Auf der anderen Seite gibt es Kommunen, die bereits sehr erfahren in der Drittmittelakquise sind und hier schon häufig gute eigene Prozesse implementiert haben.

Vorhandenes und benötigtes Personal

Kommunen möchten sich häufig an Projekten beteiligen, verfügen aber nicht immer über genügend personelle Ressourcen. Im Idealfall können sie feste Mitarbeitende für ein Projekt einbinden. Allerdings kann es passieren, dass sich Personenstellen in Kommunen – etwa im mittleren Dienst – über ein Forschungsprojekt nicht abrechnen lassen, wenn dafür eine höhere Qualifikation erforderlich ist. In manchen Fällen kann es für eine Kommune leichter sein, neue Stellen auszuschreiben und Leute extra für das Projekt einzustellen. Diese Prozesse sind jedoch zeitintensiv und können den Projektstart verzögern. Daher ist ein diesbezüglicher, möglichst frühzeitiger Austausch ratsam.

Zusammenarbeit auf Fachebene

Ist die politische Ebene von einem Projekt erst einmal überzeugt, sollten anschließend unbedingt die Fachebenen ins Boot geholt werden. Mit ihnen steht und fällt die Projektumsetzung auf kommunaler Ebene. Sie organisieren und ermöglichen den Datenaustausch und sichern den generellen Informationsfluss zwischen Kommunen und sonstigen Projektpartner*innen. Hier laufen die wichtigen Arbeitsprozesse bei der Projektumsetzung zusammen.

Administrative Prozesse

Ungeachtet der Motivation einer Kommune, an einem Projekt mitzuarbeiten, sind für die Projektinitiierung und -umsetzung dortige, oft langwierige Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse einzuplanen. Müssen neue Strukturen geschaffen, etwa zusätzliche Stellen eingerichtet werden, kann dies die Vorlaufzeit nochmals verlängern.

Anwohner*innen einbeziehen

Viele Projekte mit kommunaler Beteiligung streben Ergebnisse an, die den Alltag der Bewohner*innen unmittelbar betreffen. Dies ist bei einer optimierten Verkehrsplanung der Fall oder – wie im Beispiel der Stadt Wetzlar – beim besseren Navigieren oder Managen von Großbaustellen, die den Verkehr einer Region über Jahre beeinflussen. Es kann sich anbieten, in solchen Fällen Anwohner*innen und ihre Bedarfe in die Projektumsetzung einzubeziehen, etwa mithilfe von Umfragen, und sie mit Informationskampagnen rechtzeitig und hinreichend über neue Entwicklungen aufzuklären. In manchen Fällen bieten sich Citizen-Science- oder Crowdsourcing-Ansätze an, die darauf setzen, dass die Bewohner*innen aktiv mitwirken, indem sie etwa projektrelevante Informationen via App sammeln und weitergeben.

Anwendung und Nachbereitung

Ist ein Projekt abgeschlossen, kommen idealerweise Produkte oder Prototypen direkt vor Ort beziehungsweise innerhalb der kommunalen Verwaltung zum Einsatz. Für deren Anwendung kann es vorteilhaft sein, zunächst in einem Pilotprojekt neue Verfahren zu testen, um Daten aus der Praxis zu sammeln oder die Akzeptanz innerhalb der Bevölkerung zu evaluieren. Möglicherweise können die so gewonnenen Erkenntnisse in Folgeprojekte einfließen.

Skalierbarkeit und Wissenstransfer

Zur Nachbereitung und langfristigen Entwicklung eines Projekts gehört auch zu prüfen, ob es sich auch auf andere Kommunen oder Gebietskörperschaften anwenden lässt. Hierfür können erfahrene KMUs oder Hochschulen sich und ihre (prototypischen) Lösungen weiteren Kommunen anbieten. Zwar können die Kommunen auf solche Angebote nicht immer positiv reagieren, da ihnen mitunter die Ressourcen fehlen oder die Produkte mit den Strukturen der eigenen Behörde nicht kompatibel sind. Hierbei kann es helfen, zunächst mit kleinen Projekten oder Lösungen zu starten, die sich gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt ausweiten ließen. Dabei ist es immer wichtig, den Blick für größere Zusammenhänge nicht zu verlieren, beispielsweise für die bessere Vernetzung von Datenbeständen zwischen Kommunen auf dem Weg hin zu einer effizienteren Stadt- und Verkehrsplanung.

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Das mFUND-Kommunenkit enthält weitere Beiträge rund um die Themen Digitalisierung und Mobilitätsplanung in Kommunen: https://emmett.io/research#kommunen.